Klarblå Coaching – ledarcoaching teamcoaching coachande ledarskap Marie Bengtsson professione – www.klarblacoaching.se
1. klargör ditt övergripande syfte
Genom att tänka igenom ditt övergripande syfte för att komma till klarhet med varför du gör det du gör börjar du närma dig källan till din egen inre motivation. En källa som kan ge dig både kraft och inspiration. Ditt övergripande syfte fungerar också som en vägvisare till vilka aktiviteter som kommer att vara viktiga för dig. Mycket av det vi gör på daglig basis är rubricerade som ”bråttom”. Om du uppnår en bra balans mellan ”bråttom” och ”viktigt” kommer du att få mycket gjort, både på kort och lång sikt.
2. gör en sak i taget
Det är en tankevurpa att tro att det går snabbare om vi påbörjar fler projekt samtidigt. Vi kan uppleva oss som mer produktiva men i själva verket behöver både hjärna och hjärta tid att ställa om. Att rekapitulera och ladda om tar tid. Att hålla flera bollar i luften samtidigt kräver energi. Om du vill vinna tid och vara mer energismart ska du göra en sak åt gången. Genom att göra en sak i taget kommer du dessutom att känna tillfredsställelsen i att slutföra ett projekt innan du påbörjar ett annat.
3. åtgärda snabba saker med en gång
När vi har bråttom och när det samtidigt finns mycket att göra börjar vi med att försöka få kontroll. Vi går snabbt igenom högen eller listan för att sortera. För att spara tid behöver du, vid denna genomgång, omedelbart åtgärda alla de punkter som du kan göra på mindre än tre minuter och utan längre betänketid. Undvik att lägga dessa punkter åt sidan med en avsikt att åtgärda dem vid ett senare tillfälle. Du kommer att, på så sätt, bespara dig tiden som det tar att, åter igen, sätta dig in i problemställningen och sedan fatta ett beslut. Det du kan göra med en gång ska du göra – med en gång.
4. dela upp elefanten i små bitar
Stora projekt som är svåra att överblicka har vi en tendens att skjuta upp. Speciellt när vi har höga krav på oss själva och lever efter devisen att ”endast det bästa är gott nog”. Men det kommer aldrig att finnas tillräckligt med tid och du kommer aldrig att vara tillräckligt förberedd, påläst eller inspirerad. Börja nu. Dela upp den stora elefanten i små bitar och bestäm dig för att avsätta, exempelvis, 30 minuter per dag till ditt projekt. En liten myra förmår äta upp en stor elefant. En tugga åt gången.
5. lämna över ansvar till andra
En stor tidslukare är vårt eget behov av kontroll. Vi vill ha det på vårt eget sätt eftersom vi tror att det är det bästa sättet. Bakom kontrollbehovet finns en rädsla att misslyckas, och bakom den en rädsla att inte duga, om vi skulle misslyckas. Men du kan inte göra allt själv utan bli ineffektiv och stressad. Enda vägen till mer tid och ro är att börja lita på att du duger, även om du skulle misslyckas. Genom en större acceptans för ditt eget misslyckande blir du mer tolerant för andras. Något som är en förutsättning för att du ska kunna lämna över mer ansvar till andra.
6. avsätt tid till reflektion
Genom att tänka efter före ökar du möjligheterna till att både göra rätt saker och göra saker rätt. Att planera och strukturera sitt arbete tar en del tid i anspråk på kort sikt men fördelarna kommer att visa sig i det långa loppet i form av bättre prioriteringar och beslut. För att både kunna lära av gjorda misstag och upprepa framgångsrika mönster behöver du även avsätta tid för eftertanke och lärande. ”Vad fungerade bra?” och ”vad kan bli bättre?” är två frågor som både lyfter och utvecklar.
7. var tydlig i din kommunikation
Om du vill be om något gör det då så tydligt som möjligt för att öka möjligheterna för att få det du faktiskt vill ha. Vinnlägg dig om att att klargöra vad du vill ha, när du vill ha det och på vilket sätt du vill ha det. Var uppmärksam på att du och din mottagare menar samma sak. Undvik att ge för stort utrymme till tolkningar. Gör an avstämning genom att sammanfatta det som ni kommit överens om. Eller ännu bättre – be din mottagare att sammanfatta.