Även om det viktigaste för att människor ska utvecklas är att regelbundet få positiv feedback så krävs det ibland en feedback som visar på behovet av att ändra ett beteende.
Syftet med denna negativa feedback är just att mottagaren får möjlighet att ändra sitt beteende och hantera en situation på ett annat sätt. Därför är det viktigt att även här vara mycket specifik när man beskriver vad personen gör som är problematiskt och vilka negativa följder det får. Att tala om för någon att ”Du tar inte ditt ansvar” Du är alltför dominerande i gruppen eller ”Du är inte tillräckligt noggrann” räcker inte för att personen i fråga ska förstå hur han eller hon ska göra för att förändra sitt beteende. Beteendet behöver alltså specificeras och hur detaljerad man ska vara avgörs från fall till fall. Precis på samma sätt som när det gäller positiv feedback behöver också beteendets effekter klargöras – på vilket sätt påverkas till exempel verksamhetens resultat eller kollegors känslor eller arbetsmiljö. Därefter är det viktigt att man kommer överens om hur personen ska göra i fortsättningen i stället.
Ge Negativ feedback
När man ger negativ feedback ska de här delarna vara med:
- Beskriv fakta och beteendet
- Beskriv effekterna av beteendet
- Invänta reaktion
- Diskutera en överenskommelse/förslag på lösning
Tänk er att ni har en medarbetare som du tycker är dålig på att samarbeta med de andra. Då räcker det ju inte med att ni uttrycker bara det.
Jag tycker inte att du är bra på att samarbeta
Om ni säger:
Jag tycker inte att du är bra på att samarbeta
… så kommer han eller hon inte förstå vad som menas. Vad är det han gör som inte är bra? Han kommer sannolikt att känna sig kritiserad, men kan inte förstå varför. Han får varken något konkret att bemöta eller någon fingervisning om vad det är han ska ändra på.
Beskriv beteendet
Om man istället formulerar sig i konkreta beteendetermer så beskriver man vilka beteenden man inte uppskattar och i vilka situationer. Då ökar också möjligheterna att få fram budskapet och att få till stånd en förändring.
Jag tycker inte att du samarbetade så väl när ni skulle fördela arbetet på mötet i morse. Istället för att höra vad Sofie, Peter och Johan ville så valde du en uppgift utan att fråga de andra vad de helst ville göra
Beskriv beteendet + effekten
2. Nästa steg är att beskriva effekten. Att tala om hur medarbetarens beteende påverkar arbetet dig själv och andra.
Det här gör att de andra kan känna sig missnöjda och orättvist behandlade.
3. När man beskrivit beteendet och effekten är det dags att göra en paus. Låt budskapet sjunka in och invänta den andres reaktion.
Beskriv beteendet + effekten + diskutera lösning
Sist men inte minst ska man diskutera lösningar. Syftet med feedback är ju inte att klaga utan att få till stånd en förändring. Uppmuntra medarbetaren att själv komma med förslag på lösning och följa upp förslagen med aktivt lyssnande.