Positiv feedback handlar om att uppmuntra och berömma beteenden vi vill se mer av. När någon på ett ärligt sätt talar om för oss att vi gjort något bra blir vi glada. Det kan nog alla känna igen sig i. Vi får då ofta mer energi och motivation att fortsätta jobba. Arbetsmiljön blir bättre och möjligheterna att medarbetarna ska fortsätta prestera bra ökar. För att den positiva feedbacken ska få så stor effekt som möjligt är det viktigt att den ges ofta och att den ges så nära i tiden som möjligt när man gör något.
Förutsättningar för att ge bra feedback:
För att kunna ge bra feedback behöver man ha goda kunskaper om vad folk gör och man behöver tillgång på fakta. Ibland är det tyvärr inte praktiskt möjligt för chefer att observera alla de beteenden som man skulle behöva ge positiv feedback och då kan det vara mer verksamt om en medarbetare eller kollega ger berömmet. Eller också får man som chef söka efter information om medarbetarna på annat sätt, kanske genom att fråga andra medarbetare. Att ge någon feedback utan underlag upplevs inte som trovärdigt och kan ibland vara rent negativt.
Ge positiv feedback
När man ger positiv feedback är man intresserad av att hjälpa personen att förstå vad man vill och bekräfta att de är på rätt väg. Det innebär att vi bör vara bra på att beskriva beteenden. Det räcker inte med att säga
Du är engagerad
Du tar ansvar
Du är ambitiös
Du är strukturerad
Det är också viktigt att beskriva vad personen faktiskt gör:
Specifika beteenden
Du deltar i diskussioner, tar reda på saker och tar initiativ- det märks att du är engagerad När du berättar om de fel som uppstår och rättar till dem själv tycker jag att du tar ditt ansvar
Du nöjde dig inte med att bara utföra den uppgift som dufick utan du utvecklade den ännu mer – det tycker jag är ambitiöst.
Igår när du höll i mötet så har du noga med att hålla dig till dagordningen. Det gjorde att mötet blev effektivt eftersom ni hann med allting.
Ge positiv feedback
För att en person som får feedback ska förstå och lära sig något behöver vi även berätta varför vi tycker att något är bra. Genom att beskriva varför ökar också chansen att vår feedback blir trovärdig. Positiv feedback handlar alltså om två saker:
1. Beteendet. Vad personen gör. Tala om vad det är konkret som medarbetaren gör eller gjort som är bra.
2. Effekten av beteendet – varför det är bra. Beskriv varför det som gjorts är bra, vad det t ex innebär för arbetet, för andra eller för dig själv.
Att tänka på vid positiv feedback:
Regel 1. Blanda aldrig positiva och negativa budskap
Om vi säger något positivt och därefter fyller på med men nästa gång kan du tänka på att …. så förstör slutet på meningen hela effekten av berömmet. Det är nämligen så att det inte är ovanligt att personen enbart kommer ihåg det negativa slutet och glömmer det i egentligen ville säga.
Regel 2. Ha aldrig några dolda motiv till att ge feedback
Ibland har vi dolda syften när vi ger feedback. Det kan handla om att vi vill få hjälp med något och därför säger “Du som är så bra på det här, skulle du kunna hjälpa mig att … ”
Regel 3. Var ärlig till 100 procent
Bara om vi är fullt ärliga så kommer vårt kroppsspråk att uttrycka samma sak som vi känner och tycker. Man behöver tänka igenom sin feedback och bygga den på fakta.
Regel 4. Man behöver träna för att det ska kännas naturligt
Om man är ovan med att ge feedback och känner sig lite blyg så avspeglas även det i vårt kroppsspråk. Det kan missuppfattas av mottagaren och uppfattas som at man inte menar det man säger. Därför kan det vara bra att träna på att ge feedback kanske gärna till sina barn och kanske även sin partner.